Microsoft Office Sharepoint Server 2007 sayesinde kurumların elde ettiği en büyük güçlerden bir taneside kayıt ve doküman odaklı iş akışlarının kolaylıkla gerçekleştirilebiliyor olmasıdır. Sharepoint altyapısı üzerinde iş akışları üç farklı şekilde geliştirilebilir.

1. In-Browser İş Akışları : In-browser olarak adlandırdığımız iş akışları Sharepoint ile beraber gelen ve herhangi bir development eforuna ihtiyaç kalmaksızın, basit ve Microft Office Infopath 2007 temelli initiation formları aracılığı ile iş akışları dizayn etmenizi sağlar. Bu tür iş akışlarında her ne kadar ileri seviye kontroller yapamasakta temel onaylama veya geri bildirim toplama türündeki iş akışlarını hayata geçirebiliriz.,
2. Sharepoint Designer İş Akışları : Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 aracılığı ile oluşturabileceğiniz iş akışları in-browser iş akışlarına göre çok daha kullanışlı ve daha geniş ihtiyaç odağına hitap eden türdedir. Çünkü Sharepoint Designer iş akışları aracılığı ile iş akışınıza kurallar (condition) koyabilir ve varsayılan olarak 22 adet olan Sharepoint Designer iş akışı aktiviteleri aracılığı işe iş akışınızı şekillendirebilirsiniz. Bu tür iş akışlarında internetten edineceğiniz veya kendiniz tarafından kodlanacak özel iş akışı aktivitelerini kullanarak 22 olan aktivite sayısını daha da artırabilirsiniz.
3. Windows Workflow Foundation İş Akışları : Sharepoint iş akışlarında son noktadır. Arka planda Windows Workflow Foundation altyapısını, önyüzde asp.net formları ve infopath formlarını kullanan bu seçenekde yapabilecekleriniz çoğu zaman kodlama yeteneğiniz ile sınırlıdır.

In-broser iş akışlarının genel özellikleri

• Bir doküman veya kayıtın yaratılması ve değiştirilmesi anında başlayabileceği gibi manuel olarak da başlatılabilme seçeneğine sahiptir.
• Seri ve paralel süreçler planlanabilir
• İş akışı onaylayıcıları içerisinde olmayan, CC bölümüne kullanıcı ekleme imkanı tanır.
• Görevin iş akışı esnasında bir başka kullanıcıya atanabilmesine imkan tanır.
• Görev tamamlanmadan önce ilgili kişiden belirlenecek bir görevi tamamlaması talep edilebilir.
• Gruplara görev atanmasına imkan tanır.
• Görevin tamamlanması için belirli bir süre veya belirli bir tarih tanımlanmasına izin verir.
• Doküman veya kaydın reddedilmesi durumunda akışın devam etmesi veya tamamlanmasına olanak tanır.
• İş akışı esnasında doküman veya kaydın değiştirilmesi durumunda iş akışının davranış şekline karar verilmesine imkan tanır.
• Onay süreci sonunda approval statusun güncellenmesine imkan tanır.

Temel bir doküman kütüphanesi üzerinde onaya tabi bir iş akışı oluşturulalım.

1. Öncelikle "Demo Document Library" isimli bir doküman kütüphanesi yaratalım.
   
   
   
2. Şimdi doküman kütüphanesinin ayarlar bölümünde yer alan "Workflow Settings" linkini tıklayın.
   
3. Karşınıza gelen ekranda "Approval" seçeneğini işaretleyin. Burada varsayılan olarak 4 temel iş akışı türü vardır. Bunlar içerisinde en yoğun kullanılanı "Approval" yani onay iş akışlarıdır.
   
   
4. Hemen aynı ekranda "Name" bölümüne site içerisinde tekil bir isim verin.
   
5. "Task List" ve "History List" bölümüne isterseniz varsayılan olarak gelen task ve history listelerini seçebilir, isterseniz de şu anda yaratmakta olduğunuz iş akışı için tekil bir liste yarattırabilirsiniz.
   
6. "Start Options" bölümünde ise iş akışının ne zaman başlayacağı konusunda bilgi verirsiniz. İş akışı bir dokümanın yaratıldığı anda başlayacağı gibi, değişim anında da başlayabilir. Ayrıca aynı ekran aracılığı ile yarattığınız iş akışını manuel olarak hangi yetki seviyesindeki kullanıcıların yaratabileceğini de belirleyebilirsiniz. Bu ekrandan sonra "Next butonu aracılığı ile iş akışının bir sonraki ekranına geçiş yaparsınız.
   
   
7. İş akışı sihirbazının bir sonraki ekranında iş akışınızın genel özelliklerini ve bitiş durumunda gerçekleşecek aksiyonları belirtirsiniz. In-Browser iş akışlarında iş akışı paralel veya seri bir şekilde çalışabilir. Bu ekranda iş akışının türünü seçmenin yanısıra "Reassign a task to another person" (İş akışında onayın geldiği kişinin kendisine gelen görevi bir başkasına ataması durumu) ve "Request a change before completing the task" (Görevi tamamlamadan önce iş akışını başlatan kullanıcının bir değişikliği yapmasını istemek) özelliği için gerekli tanımlamaları da yapabilirsiniz.
   
8. Aynı ekranda iş akışının onay için gönderileceği kullanıcıları seçersiniz. Şayet seri workflow seçeneğini işaretlediyseniz seçtiğiniz kişilerin seçim sırası önemlidir. Seri iş akışlarında kişilere seçildikleri sırayla görev ataması yapılır. Seçilen kullanıcılardan birincisi görevini tamamlamadan diğer kullanıcıya görev ataması yapılmaz. Paralel iş akışlarında ise sıra önemli değildir, çünkü tüm kullanılacılara görevler aynı anda yaratılır.
   
   
9. Bir sonraki adım yine seri ve paralel iş akışlarında farklılık arzeder. Şayet seri bir iş akışının varsa onay sürecindeki her kullanıcıya görevi tamamlaması için belli bir süre verebilirsiniz. Aynı durum paralel iş akışlarında görevler aynı anda yaratıldığından tek bir tarih verilmesi şeklinde karşımıza çıkar.
   
   
10. In-Browser iş akışlarında iş akışında kendisine görev atanmayan ancak olan bitenden haberdar olması gereken kullanıcılar sıradaki sekmede yer alan "CC" alanına eklenebilir. Bu kişilere görev atanmaz ancak workflowun durumundan haberdar edilirler.
    
    
11. Sonraki sekmeniz iş akışının ne zaman tamamlanacağı konusundadır. Burada doküman reddedildiği zaman veya doküman değiştirildiği zaman iş akışının otomatik olarak tamamlanmasını isteyebilirsiniz.
    
    
12. Son olarak iş akışının tamamlanması durumunda gerçekleşecek aksiyonun seçimini yapmak gerekir. Burada malesef in-browser iş akışlarında sadece onay durumunu güncelletebilirsiniz.
    
    
    

İş akışını tanımladık, şimdi sırada göreceğimiz ekranlar ve demo bir dokümanın onayı var. Herhangi bir doküman eklediğimizde iş akışı başlayacak ve bunu bize dokğman kütüphanesinde yaratılacak dinamik bir kolon ile ve maille bildirecektir.

In Progress linkine tıklandığında karşınıza Kemal Tuna kullanıcısı için atanmış bir görev gelecektir. Henüz Leyla Tuna için atanmış bir görev bulunmamaktadır.

Kemal Tuna'ya atanmış görevi onaylayalım.

Onayın ardından Leyla Tuna için de bir görevin atanmış olduğunu göreceksiniz.

---

Evren AYAN
Ceviz Bilgi Teknolojileri
WSS Architecture MVP, ISPA Regional Evangelist
http://www.evrenayan.net
http://www.sharepointturkiye.org