Microsoft Office Sharepoint Designer 2007, Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ve Windows Sharepoint Services 3.0 üzerinde pek çok özelleştirme işleminin yapılabilmesi için tek araç konumundadır.

 

Microsoft’un Office 2007 ürününde Frontpage’e yer vermemesi ve Frontpage’in üstlendiği görevlerin tamamına ek olarak MOSS 2007 ve WSS 3.0 üzerinde özelleştirme çalışmaları için de bu aracı adreslemesi bunda temel sebeptir.

 

Teknik anlamda Sharepoint Designer’ın tek ürün olma sebebi ise Sharepoint sistemlerinde sayfa, stil dosyası, imajlar, içerikler gibi tüm yapıların veritabanında binary formatta tutulması ve bu binary dosyalar üzerinde güncelleme yeteneğinin sadece bu üründe yer alması gösterilebilir.

 

Sharepoint Designer aracılığı ile Sharepoint sistemleri üzerinde tasarım özelleştirmesinin yapılabilmesinin yanısıra bazı etkin kullanıcı ve yönetici eylemleri de bu ürün aracılığı ile yapılabilmektedir. Örneğin doküman kütüphanesi, liste, anket gibi Sharepoint öğelerinin yaratılabilmesi, sitelerin yedeğinin alınabilmesi, yeni sayfa ve layoutların yaratılabilmesi bu eylemlere örnek olarak gösterilebilir. Yine Sharepoint Designer aracılığı ile yapılabilecek eylemlerden bir tanesi de iş akışlarının hazırlanabilmesi ve bu iş akışlarının mevcut sistem üzerindeki liste ve kütüphanelere deploy edilebilmesidir.

 

SHAREPOINT DESIGNER İŞ AKIŞI YETENEKLERİ

Microsoft Office Sharepoint Designer aracılığı ile yaratılabilecek iş akışları in-browser iş akışlarına göre bazı temel farklılıklar ve artılar gösterir. İki iş akışı arasındaki temel farklar aşağıda listelenmiştir.

 

• In-browser iş akışlarında herhangi bir iş akışı koşulu belirtilemezken Sharepoint Designer iş akışlarında kütüphane veya listedeki alanlara ilişkin koşullar tanımlanabilir. (Örneğin masraf formunun 500 YTL’den büyük bir tutara sahio olması durumu gibi)
• In-browser iş akışlarında görev formu sabit iken (onay/red, yorum gibi alanlar) Sharepoint Designer iş akışlarında özelleştirilmiş görev formları aracılığı ile kullanıcıdan daha fazla bilgi toplanabilir.
• In-browser iş akışlarında organizasyon hiyerarşisi gibi iş akışlarında dinamikliği sağlayacak yapılar sunmak son derece zorken Sharepoint Designer iş akışlarında bu tip bilgiler dışarıdaki veya içerideki bir kaynaktan okunarak iş akışına dahil edilebilir.
• In-browser iş akışlarında iş akışı esnasında yapılabilecekler kısıtlıyken Sharepoint Designer iş akışlarında 21 adet temel ve eklenebilecek özel aktiviteler ile pek çok sayıda özel aktivitenin gerçekleşmesi sağlanabilir. (Örneğin liste öğesinin güncellenmesi, log kaydının girilmesi, iş akışının bekletilebilmesi gibi)

 

Yukarıda sayılan farklar sebebiyle Sharepoint ortamında iş akışı hazırlanması konusunda en çok tercih edilebilecek yöntemlerden bir tanesi Sharepoint Designer iş akışlarıdır. Bu türün daha da gelişmişi olarak adlandırabileceğimiz bir diğer yöntem ise Windows Workflow Foundation kullanarak iş akışları geliştirmektir ki .Net Framework 3.0 / 3.5 bilgisi gerektirmesi ve sonuç itibariyle kod yazıyor olmanız sebebiyle development süresini uzatacak ancak diğer yandan çok daha esnek yöntemleri kullanabileceğiniz bir iş akışı geliştirme ortamıdır.

 

Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 kolay bir arayüzde tek bir satır kod yazmaya gerek kalmaksızın iş akışlarını oluşturmanıza ve deploy etmenize imkan verecek şekilde tasarlanmıştır. Özel aktivitelerin yazılabiliyor ve eklenebiliyor olması aracın varsayılan özelliklerinin dışında da yeteneklere kavuşabilmesini sağlayacaktır.

 

SHAREPOINT DESIGNER ILE İŞ AKIŞI GELİŞTİRMEK

Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 ile iş akışı geliştirmek için öncelikle iş akışını hangi kütüphane veya liste üzerinde çalıştırmak istediğinizi belirlemeniz gerekir. Çünkü Sharepoint Designer’da iş akışı, tasarım özelleştirmesi gibi işlemler site bazında yapılır. İlgili kütüphane veya listeye karar verildikten File>New>Workflow seçeneği aracılığı ile yeni iş akışını yaratacağınız sihirbaz karşınıza getirilir.

 

 

Bu ekranda iş akışına o site için tekil bir isim vermeli ve iş akışının hangi liste veya kütüphane üzerinde çalışacağını belirtmelisiniz. İş akışı sisteme deploy edildikten sonra bu iki alandaki değerler değiştirilemeyecektir.

 

Bu temel bilgileri verdikten sonra iş akışının başlama şeklini seçmeniz gerekir. Üç farklı şekilde başlatılabilir Sharepoint Designer iş akışları:

 

1. Manuel : Bu durumda kullanıcı liste veya kütüphanede ilgili öğenin üzerindeki menüyü açar ve “Workflows” butonuna tıkladığı zaman birazdan tasarlayacağınıziş akışını listede görür. İsterse o anda sadece ilgili öğe için manuel bir iş akışı başlatabilir.
2. "Created" Anında : Bu durumda iş akışı seçtiğiniz kütüphane veya listeye atanır ve deploy anından itibaren o liste veya kütüphanede yaratılacak tüm öğeler için otomatik olarak çalışır.
3. "Modified" Anında : Bu durumda iş akışı seçtiğiniz kütüphane veya listeye atananır ve deploy anından itibaren o liste veya kütüphanede değiştirilecek tüm öğeler için otomatik olarak başlar.

 

Aynı ekranda üç adet konfigürasyon butonu da görmekteyiz. Bunlar aşağıda belirtilen işlemler için kullanılmaktadır.

 

1. Check Workflow : İş akışı içerisinde herhangi bir hata yapılıp yapılmadığını denetler. İş akışı sihirbazının devamında da sürekli olarak görünür. Bir iş akışını deploy etmeden önce bu butona tıklayarak çalışmayı engelleyici bir hata yapıp yapmadığınızı görebilirsiniz.
2. Initiation : İş akışının initiation yani başlangıç aşamasında çalışacak formu tasarlamanızı sağlar. Özellikle bir iş akışı manuel olarak kullanıcı tarafından başlatılacaksa initiation formunu başlangıç anında kullanıcıdan alması gereken bilgilere göre konfigüre edebilirisiniz. Butona tıklamanızın ardından bir sihirbaz başlatılacak ve iş akışı başlatılırken kullanıcıya gösterilip veri toplanacak formun alanlarını oluşturmanız sağlanacaktır.
3. Variables : İş akışı değişkenlerini yaratmanıza olanak tanır. İş akışının devamı boyunca kullanıcıdan topladığınız bilgileri veya iş akışı içerisinde çalıştırdığınız aktiviterlerden dönen sonuçları burada yaratacağınız değişken listesinde depolayabilirsiniz.

 

Tüm bu ana konfigürasyonları yaptıktan sonra “Next” butonuna tıklayarak iş akışında tanımlayacağınız koşulları ve bu koşullara karşılık iş akışının çalıştıracağı aktiviteleri tasarlayabilirsiniz.

 

 

Bu bölümde ekranın sağ köşesinde gördüğünüz “Workflow Steps” kısmı iş akışındaki mevcut adımlarınızı görüntüler ve yeni adımlar yaratabilmenizi sağlar. Böylelikle iş akışı esnasında karmaşık bir tasarım yerine adım adım ilerlemeleri tasarlayabilmenize olanak tanır.

 

Ekranın sol bölümü ise seçili adımda iş akışının yapması gereken koşul kontrolleri ve bu koşullara ilişkin çalıştıracağı aktiviteleri gösterir. Burada “Conditions” alanını kullanarak iş akışının üzerinde çalıştığı liste veya kütüphanede bulunan alanların değerlerini karşılaştırabilip üzerinde koşul çalıştırma işlemi yapabileceğiniz gibi farklı kütüphane ve listedeki alanlar için de bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

 

Aynı bölümde yer alan “Actions” butonu aracılığı ile ise üstte seçmiş olduğunuz koşulun gerçeklemesi durumunda iş akışının alması gereken aksiyonları sıralayabilirsiniz. Örneğin koşul kısmında listede yer alan “Tutar” alanının “500” değerinden büyük yada küçük olması koşulunu sorgulayabilir ve bu koşul doğru ise o anki öğe için alttaki Actions bölümünde bir kullanıcıya görev oluşturması, aynı kullanıcıya email ile görevi bildirmesi, iş akışı loglarına görevin yaratıldığına dair bir mesaj yazmasını ve görevin atandığı kullanıcının bir aksiyonu yerine getirmesini beklemesini söyleyebilirsiniz. Gerekli aksiyon yerine geldiğinde siz ikinci iş akışı adımında yeni bir koşul ve yeni aksiyonları tanımlamış olabilirsiniz.

 

Bu bölümde seçilecek aksiyonlar 21 varsayılan ve bunun üzerinde sizin ekleyeceğiniz özel aksiyonlar olabilir. Dolayısıyla Sharepoint Designer’ın varsayılanları ile sınırlı kalmayıp edineceğiniz veya yazacağınız özel aksiyonlar ile iş akışının kendi sistemleriniz ile entegre olmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin yazacağınız özel bir aktivite aracılığı ile iş akışına konu olan öğaye ait bilgileri bir veritabanı sistemine yazdırabilirsiniz.

 

ŞAYET GÖREV ATANAN BİR İŞ AKIŞINIZ VAR İSE

Sharepoint Designer aracılığı ile yaratılan iş akışları her zaman görev atama yönünde ilerlemez. Bazen bir öğenin yaratılmasını takiben o öğe üzerindeki yetkileri değiştirmek veya o öğenin yaratıldığından bazı kullanıcıları haberdar etmek de bir iş akışı olarak adlandırılabilir.

 

Eğer hazırladığınız iş akışında bir kullanıcıya görev ataması yaptıysanız ve Sharepoint Designer tarafında ikinci bir iş akışı yaratmanızı gerektirecektir. Zira ilk yarattığınız iş akışı normal bir liste veya kütüphane üzerinde çalışırken bu iş akışı içerisinden bir kullanıcıya görev oluşturduğunuzda görev öğesi bir görev listesinde yaratılacaktır. Yani yarattığınız iş akışının kontrolünde olmayan bir yerde. Bu durumda Görev listesi üzerinde çalışacak ikinci bir iş akışı yaratabilir ve yaratılan görevin durumuna göre ilk yaratılan iş akışı ile entegre olmasını sağlayabilirisiniz.

---

 

Evren AYAN
Ceviz Bilgi Teknolojileri
WSS Architecture MVP, ISPA Regional Evangelist
http://www.evrenayan.net